Инструкция
После приветствия стоит представиться и объяснить причину, по которой адресант пишет незнакомому человеку - адресату. Пожалуй, главное правило - экономия чужого времени. Фразы нужно формулировать емко, четко, лаконично. С пунктуацией, смайликами и сленгом не перебарщивать. Если грамотность хромает, то стоит писать простыми предложениями, без паровоза деепричастных оборотов после первой запятой. Приветствия лучше выбирать нейтральные: "Добрый день", "Здравствуйте".
Следующий абзац - это основная часть письма, где автор объясняет свой интерес более подробно, задает вопросы, детально объясняет суть проблемы. Если это деловое письмо, то было бы уместно сослаться на двух-трех общих знакомых или людей, пользующихся уважением так, чтобы получатель мог проверить изложенную информацию. Если это сугубо личное и деликатное письмо (например, адресат - потенциальный родственник, одноклассник или человек, чья помощь необходима), то стоит проговорить эмоции собеседника. Например: "Я понимаю, что Вы можете быть удивлены, получив это письмо" или "Я надеюсь, что вы не расстроены, но ситуация..."
Третий абзац - выражение благодарности и общие фразы в духе: "Спасибо, что уделили внимание и прочли это письмо до конца" и "Я надеюсь на продуктивное сотрудничество". Вежливый "хвостик": "С уважением" или "Всего доброго" допустим, но лучше бы это была личная подпись, а не шаблон, забитый в почтовую программу. Деловой человек оставляет после своей подписи свои контакты: сайт фирмы, телефоны приемной. Частная переписка подразумевает ссылку на телефон или блог - любой персональный ресурс, который поможет оринтироваться в теме письма.
Обратите внимание
Переписка с незнакомым человеком подразумевает вежливость, доброжелательность и надежду на продолжение диалога. В конце письма возможна приписка: "Если у Вас возникли вопросы, то с радостью отвечу на них".
Источники:
- Шаблоны писем на все случаи жизни.
Родные люди, друзья, знакомые – это те, на чью поддержку всегда можно рассчитывать. Но что делать, если обращаться приходится к незнакомому человеку, да к тому же не лично, а посредством письма? В таком случае выручат вежливость и правильный подход к составлению послания.
Инструкция
Выберите обращение в зависимости от возраста того, кому вы пишете. К ребенку до 16 лет принято обращаться на «ты», при общении с незнакомым человеком старше этого возраста правила хорошего тона требуют употребления местоимения «вы». При этом вполне допустимо называть юношу или по имени без отчества, например, «Я знаю, Александр, что вы…» или «Я решила написать вам, Наташа…». К человеку среднего и старшего возраста обращаются по имени и отчеству. Если носит характер и адресовано должностному лицу, независимо от возраста называйте его по имени и отчеству.
Представьтесь, дайте некоторые сведения о себе.
Коротко сформулируйте суть своего письма. Информируйте адресата о том, хотите вы ему что-то поведать, о чем-то попросить или за что-то извиниться. Например, «Думаю, вам интересно будет , что у вас есть родственники в Белоруссии» или «Обстоятельства вынуждают меня обратиться к вам с просьбой о помощи».
Изложите сведения, которые вы хотите донести до адресата. Старайтесь писать лаконично, избегайте двусмысленных фраз и выражений: человек с вами не знаком, не знает, чего от вас ждать, поэтому есть вероятность быть неправильно понятым.
В конце письма конкретно сформулируйте свою просьбу или пожелание так, чтобы у адресата не оставалось сомнений по поводу того, чего вы от него все-таки хотите. Если вы высказываете просьбу, сопроводите ее извинениями за причиняемое неудобство.
Вежливо попрощайтесь. Поблагодарите за внимание к вашему посланию.
Перечитайте написанное письмо, внесите в него необходимые коррективы.
Полезный совет
Особенно деликатно и продуманно следует отнестись к написанию письма-просьбы. Если выполнение того, о чем вы просите, требует значительных усилий, естественной реакцией адресата будет желание отказать вам. В таких случаях необходимо подумать, что может послужить мотивом незнакомому человеку, который ничем вам не обязан, для совершения действий в вашем интересе. Ненавязчиво апеллируйте к высоким чувствам: ответственность, сострадание и т.п. Иногда, напротив, более действенными оказываются такие побудительные мотивы, как желание получить материальную выгоду, прославиться. Просьбу, изложенную в официальном письме, подкрепите обоснованием ее правомерности и ссылками на закон.
Деловое предложение, вне зависимости от того, касается ли оно партнерских отношений, купли-продажи товаров или услуг, сотрудничества в конкретных проектах или приглашения на работу ключевого сотрудника, должно быть четко структурировано и нести в себе максимум информации при минимуме текста.
Вежливый человек сочетает в себе знание этикета с внутренней культурой и душевной тонкостью. Общение вежливых людей между собой наполнено взаимным уважением, учтивостью, доброжелательностью. Вежливость помогает людям чувствовать себя комфортно в обществе друг друга и избегать напряженности в отношениях.
Проблемы в современном русском языке, связанные с обращением
Начиная разговор с человеком, мы обращаемся к нему, определенным образом называя его, и тем самым задаем тон всему дальнейшему общению. С помощью обращения можно подчеркнуть особенность отношений («дамы и господа», «друзья», «голубчик», «гражданин Иванов» и другие).
Обращаясь, мы, прежде всего, хотим привлечь внимание собеседника, и здесь нам на помощь приходят собственные имена, названия людей по степени родства, по положению в обществе, по профессии, должности, по возрасту и полу, которые и будут выступать в качестве обращений.
В неофициальном общении с родными, друзьями и близкими людьми все обстоит достаточно просто. Обращения в этом случае не только привлекают внимание человека, но и выражают отношение к адресату (Елена, Лена, Леночка, Ленка). Многочисленны в обращениях уменьшительно-ласкательные суффиксы (мамочка, доченька, сыночек), придающие слову чаще всего положительную эмоционально-экспрессивную окраску.
Сложности возникают, если необходимо обратиться к незнакомому человеку, чье имя неизвестно, и еще сложнее, если род занятий, профессию, должность тоже нелегко определить. Чаще всего в современном общении приходится прибегать к способам привлечения внимания без называния адресата (простите, извините, скажите). Способом выразить уважение к собеседнику является вежливое «пожалуйста».
О проблеме отсутствия в современном русском языке общеупотребительного обращения, которое можно было бы использовать в неофициальной обстановке, говорят многие лингвисты. Так, кандидат филологических наук А. В. Зеленин пишет, что в наше время «старая система обращений в значительной степени разрушена, дискредитирована, а новая еще не создана». Попытки возродить обращения для всеобщего использования «сударь», «сударыня» не увенчались успехом. Доктор филологических наук Н. И. Формановская считает, что причина этого в том, «что образ не всякой нашей современницы легко совмещается с обликом сударыни».
Обращение «господин», «госпожа» стали привычны на заседаниях Думы, в телепередачах, на симпозиумах и конференциях, но не в каждодневном общении людей. На митингах можно услышать «россияне», «сограждане», «соотечественники». Ученые, преподаватели, врачи при обращении предпочитают использовать слова «коллеги», «друзья». Обращения, обозначающие половой признак (женщина, мужчина), не могут соответствовать нормам речевого этикета. «Предпочтительнее начинать разговор без обращений, используя этикетные формулы: будьте любезны… будьте добры… извините… простите…», — пишет доктор филологических наук Л. А. Введенская.
Из истории обращений
В древнерусском языке для выражения обращений существовала особая форма звательного падежа. Она сохранилась в молитве Господней, которая начинается с обращения «Отче наш». Звательный падеж можно встретить даже в литературе XIX века, например, у А. С. Пушкина: «Чего тебе надобно, старче?».
Интересно, что до XVIII века традиционным на Руси было обращение на «ты». Петр I ввел европейский стиль поведения, и появилось обращение на «вы». «Вы» говорило о том, что «ты один стоишь многих» и подчеркивало особую вежливость по отношению друг к другу. Активные противники заимствований, в числе которых был В. И. Даль, выступали против вежливого европейского «вы». В современном русском языке необоснованное обращение на «ты» считается ложным дружелюбием, недопустимой фамильярностью.
В дореволюционной России называния при обращении отличались большим разнообразием. Социальное расслоение общества, существовавшее в нашей стране несколько веков, повлияло на формирование официальных обращений. В «Табеле о рангах», впервые изданном в 1717-1721 годах, содержался перечень военных, гражданских и придворных чинов. Они и определяли систему обращений. Существовали такие обращения, как «ваше высокопревосходительство», «ваше превосходительство», «ваше сиятельство», «ваше высочество», «ваше величество», «милостивейший (милостивый) государь», «государь» и другие. Обращения «господин», «госпожа» применялись по отношению к привилегированным особам или низшего по положению к высшему. Между малознакомыми и незнакомыми людьми наиболее уважительной и официальной была несколько строгая формула «милостивый государь» и «милостивая государыня». В словаре В. И. Даля указывается на варианты обращений: «Отцы наши писали к высшему милостивый государь, к равному — милостивый государь мой, к низшему — государь мой». В просторечии форма обращения упростилась в «государь», а затем был отброшен первый слог. Таким образом, «сударь» и «сударыня» стали обычной формой обращения к людям среднего сословия, имущим и образованным, и применялась наряду с формой «барин», «барыня».
В среде людей низшего сословия были приняты обращения «милый человек», «милый», «тетенька», «батюшка», подчеркивающие уважительное отношение к незнакомому собеседнику. Помещик к людям низшего сословия также нередко обращался «милый» или «мой милый». Самым распространенным обращением к простым людям в XIX веке была форма «мил человек».
В языках других стран, в отличие от русского, существовали обращения, которые использовались как по отношению к человеку, занимающему высокое положение в обществе, так и к рядовому гражданину: мистер, миссис, мисс (Англия, США); сеньор, сеньора, сеньорита (Испания); синьор, синьора, синьорина (Италия); пан, пани (Польша, Чехия, Словакия).
После революции в нашей стране были упразднены все старые чины и звания. Привычные всем обращения постепенно исчезли. Но дипломатический язык сохранил формулы международной вежливости: к главам монархических государств — «ваше величество», «ваше превосходительство», к иностранным дипломатам — «господин», «госпожа».
Начиная с 1917-1918 годов получили распространение обращения «гражданин» и «товарищ». Слово «гражданин» в языке не ново: оно зафиксировано еще в памятниках XI века. В древнерусский язык слово пришло из старославянского и означало «житель города (града)». В этом значении «гражданин» встречается и в текстах, относящихся к XIX веку. Так, у А. С. Пушкина есть строки: «Не демон — даже не цыган, А просто гражданин столичный». В XVIII веке это слово приобретает значение «полноправный член общества, государства». В 20-30-е годы XX века стали нормой обращения «гражданин подследственный», «гражданин судья», «гражданин прокурор». Негативная ассоциация укоренилась в сознании людей и сделала невозможным использовать слово «гражданин» в качестве общеупотребительного обращения.
Слово «товарищ» зафиксировано в памятниках XV века. Первоначально оно имело значение «компаньон в торговле». Затем значение этого слова расширяется («компаньон», «друг») и закрепляется в пословицах («В дороге сын отцу товарищ», «Умный товарищ — половина дороги»). С ростом революционного движения в России в начале XIX века слово «товарищ» приобретает новое общественно-политическое значение: «единомышленник, борющийся за интересы народа». В первые годы после революции это слово становится основным обращением в новой России и приобретает идеологический смысл, но после Великой Отечественной войны постепенно начинает выходить из повседневного неофициального обращения людей друг к другу, сохраняясь в военной среде.
Особенности обращения в Православной Церкви
Статусные обращения существуют и в Православной Церкви. Они традиционны и претерпели лишь незначительные изменения. Имя священника в церковной среде следует называть в канонической форме (Сергий, Алексий) в сочетании с существительным, указывающим на сан.
В официальной речи к митрополитам и архиепископам следует обращаться «Ваше Высокопреосвященство» (к митрополиту Киевскому — «Блаженство»), к епископам — «Ваше Преосвященство». В торжественной или в официальной речи к протоиереям и архимандритам правильным считается обращение «Ваше высокопреподобие», к иереям и монахам — «Ваше преподобие».
В устной речи допустимо обращение к епископу «Владыка», к священнику «отец Иоанн», «отец Стахий». Не принято начинать обращение к священнику словами: «Здравствуйте», «Добрый день». Следует сказать: «Благословите». В период от Пасхи до отдания праздника обращаются словами: «Христос Воскресе!».
В России с давних пор народ ласково и с любовью называет священника батюшкой. Это общеупотребительная разговорная форма обращения («Батюшка, благословите»). В официальной обстановке ее употреблять нельзя. Обращение к священнику «отец» без обозначения имени недопустимо, так как звучит фамильярно. Обращаясь к диакону, следует сказать: «Отец диакон…» или так же, как к священнику, с добавлением имени: «Отец Михаил».
Верующие в храме, независимо от возраста, называют друг друга «брат» или «сестра». Обращение «матушка» возможно только к жене священника или к настоятельнице монастыря.
Сочетание этикетных форм обращения и внутренней культуры
При обращении необходимо следить не только за речью, но и за жестами, мимикой, позой, взглядом. Весь облик должен быть благопристойным: кроткая речь без экспрессивных слов, минимум жестов и мимики. Взгляд не должен быть пристальным, изучающим, ироничным. Большое значение при вежливом обращении приобретает интонация. Она не должна быть резкой, а голос слишком громким. Не следует смотреть заискивающе, подбирать угодливые интонации, превращать обращение в чрезмерную любезность.
Как подчеркнул протоиерей Алексий Гостев в одной из своих бесед: «Идеал — это гармоничное сочетание духовного роста, душевной культуры и благообразного обращения среди людей и с людьми». Именно внутренняя культура и будет определять вежливость обращения. Но в то же время, стараясь быть вежливыми, в частности при обращении, мы становимся на путь духовного возрастания.
Ирина Рокицкая
В очень компактной и лакончиной форме собраны основные варианты обращения к людям на улице и различных учреждениях: после прочтения вы узнаете, как обращаться к преподавателю и врачу, военному и священнослужителю, официанту и случайному человеку на улице.
Дмитрий Городецкий, редактор
В русском есть аналоги «сэру», «мистеру» и «мадам»?
Нет. Нейтральной формы обращения в современном русском языке нет. Поэтому наиболее универсальный вариант - безличная форма: например, «будьте добры», «простите», «извините» (простите, вы выходите?). В качестве универсальной формы в России часто используют обращения «девушка» и «молодой человек», но при общении с пожилыми людьми это звучит, по крайней мере, странно. Многие думают, что назвать, например, пожилую женщину девушкой - это вежливо, но на самом деле человека может смутить такое обращение. В некотором смысле «мужчина» и «женщина» (мужчина, вы кошелек обронили!) можно считать универсальным вариантом, но такое обращение - исключительно по гендерной принадлежности - сложно назвать удачным. Дореволюционные варианты обращения - «сударь» или «барышня» - в современном языке выглядят неуместными. Кому-то это может показаться изысканным, но многим - вычурным и даже вульгарным.
Почему в русском языке нет нейтрального обращения?
Потому что язык меняется вместе с обществом. Например, до революции 1917 года существовали нейтральные обращения «сударь» и «господин» (правда, универсальными их назвать сложно - крестьян господами не называли). Система обращений до революции строго соответствовала «Табели о рангах»: например, лиц 9-14 классов называли «ваше благородие», 1-2 класса - «ваше высокопревосходительство». После большевистского переворота эти обращения существовать (по понятным причинам) не могли. Принятая в СССР форма «товарищ» была вполне нейтральной, но почти исчезла вместе с советской властью - после перестройки в слове «товарищ» слишком явно проглядывала идеология. Такая же судьба постигла аналоги в бывших социалистических странах (например, принятое в ГДР слово Genosse). Обращение «гражданин», которое существует в русском языке со времен Петра I, никогда не было особенно популярным в обиходе. В СССР это слово обычно употреблялось представителями государства по отношению к обычным людям (гражданин, пройдемте). Некоторые исследователи полагают, что именно по этой причине такая форма не закрепилась в повседневной жизни после перестройки. Попытка механически заменить «товарищей» «господами» в постсоветской России провалилась, никаких новых форм не появилось, и это, по распространенному мнению, отражает ситуацию в обществе: раз у человека нет четкого понимания, кто он по отношению к государству и другим членам общества, закономерно, что нет и нейтрального названия для него самого.
Как обращаться к священнослужителям?
Если вы атеист, и вам не хочется вдаваться в подробности церковной иерархии, допустимо обращаться к священнослужителям как к обычным людям - по имени-отчеству и на «вы». Если вы не знаете имени человека, остаются вежливые безличные формы. С другой стороны, необязательно быть верующим, чтобы называть священнослужителя так, как это принято в рамках конфессии. Например, православных священников принято называть «отец» (отец такой-то), дьяконов - «отец дьякон», епископов - «владыко», патриарха - «ваше святейшество». Католических священников тоже следует называть «отец», епископов - «ваше преосвященство», кардиналов - «ваше высокопреосвященство». Папу римского, как и православного патриарха, следует называть «ваше святейшейство». Мусульманских духовных лиц можно называть «хазрат» (мудрый, образованный человек). Раввина можно называть «ребе», «рав» (старший, уважаемый человек), «рабби» (мой раввин) или «адони» (господин).
Как обращаться к военным и полицейским?
Среди военных и полицейских сохранились формы обращения «товарищ» и «гражданин». Можно выбрать одну из равноправных форм: «гражданин полицейский» или «товарищ полицейский». Либо, если речь идет о военном, к слову «товарищ» - это уставное обращение в армии - нужно добавить воинское звание собеседника (товарищ сержант, товарищ рядовой). Но вообще никакого строгого правила, что штатские должны каким-то особенным образом обращаться к военным и полицейским, не существует, так что можно обойтись обычным вежливым «извините».
Как обращаться к госслужащим?
В письме к любому чиновнику можно обратиться как по имени и отчеству, так и указав только его должность. Однако лучше писать и то, и другое: так выше шанс, что ваше обращение не будут бесконечно перенаправлять или вовсе оставят без ответа. При личной встрече к госслужащим можно обращаться по имени и отчеству или по должности собеседника, прибавив слово «господин» (господин префект, господин мэр). В судах обращение зависит от того, что за процесс - в гражданском и арбитражных процессах принято обращаться не к судье, а к суду в целом: «уважаемый суд» (с разрешения судьи допускаются отступления). В уголовном процессе к председательствующему обращаются «ваша честь».
Как обращаться к научным сотрудникам и врачам?
В отличие от многих стран, в России не принято называть научных сотрудников по их ученому званию или степени. Фраза «доцент, скажите» звучит как минимум странно, то же самое касается распространенного за рубежом обращения «доктор». Исключение - «профессор». Такое обращение звучит уместно, хотя некоторые ученые воспринимают его иронически. Важно понимать, что в русском языке в отличие, например, от английского или испанского, «профессор» - не синоним слова «преподаватель», а должность или ученое звание, которое имеет далеко не каждый лектор. К врачам принято обращаться по имени и отчеству, но если вы не успели их узнать, вежливо назвать врача «доктор».
Как обращаться к официантам?
В последнее время эта проблема в российских кафе и ресторанах стоит не так остро, потому что у многих официантов есть бейджи с именем. Наверное, лучше использовать ту форму, которая указана - если на бейдже полное имя, то и называть официанта стоит полным именем. Если надо подозвать официанта, лучший вариант - поймать его взгляд и поднять руку. На щелканье пальцами очень многие официанты обижаются, не говоря уж о громогласном «девушка», «человеек!» и «официант!». Главное в общении с официантами помнить: этот человек - не слуга.
Как мы подготовили эту инструкцию?
Эта инструкция составлена на основе открытых источников и рекомендаций сотрудников Института лингвистики РГГУ, кафедры стилистики русского языка факультета журналистики МГУ, кафедры иудаики ИСАА МГУ, института русского языка РАН и преподавателя по деловым коммуникациям и деловому этикету ГУУ.
Катерина
Поддерживаю:) Вот сейчас озадачилась. Ситуация такая. Есть у меня список телефонов и фамилии с инициалами, и мне нужно обзвонить этих людей. И как к ним обращаться? Вот придумала: господин и по фамилии. Но первый же, к кому дозвонилась, сказал, что его лет 20 уже так не называли и рассмеялся. Как с другими быть... Эх.. Наверно, опять буду господином называть. Альтернатив же нет
Дмитрий Журавлёв
Разруливаю непонятку.
Обращение Господин к мужчине. Обращение Госпожа - к женщине.
Обращаясь к любому незнакомцу я накладываю на него обязанность быть господином самого себя. На ответ: "Какой я Вам господин?" - следует отвечать: "Мне никакой, а себе полный господин." или отвечать так: "А вы не являетесь господином своих слов? Своих обещаний и действий?" Таким образом каждый является себе господином и только себе! Кто отказывается считать себя господином самого себя, тот становиться рабом других. Человек, который признаёт себя господином только для себя, автоматически наделяет таким признанием любого встречного. Господин дворник - является господином своего дела, личности и тела. Более подробно я постарался изложить в МИРе. Хотя суть обращения к человеку в России, там проходит контекстом. Дарю МИР каждому: http://yadi.sk/d/JlNREoWSSe9Gu
Виктор Иванович
Абсолютно с Вами согласен. Не поверите, ноя даже писал письмо Президенту РФ с просьбой сказать об этом публично и предложить людям обращаться друг к другу культурно, общепризнанно, по-человечески. Я, например, всегда ощущаю неловкость при необходимости обратиться к кому-то незнакомому. Вы правы, реакция бывает неадекватной. Приходится обходиться без обращения, просто начинать: "Скажите, пожалуйста..." Меня просто бесит, когда ко мне обращаются по половой принадлежности: "Мужчина, ..." Как мне понравилось обращение в Польше! Мистер, месье и т.п. звучат как-то сухо, в них нет, в них нет задушевности (это мое ощущение), а вот в Польше! Пани, а как вам обращение "паночка"? Ведь культура, как ни странно, начинается с обращения. Это же можно почувствовать. Обратитесь к человеку "сударь" и вряд ли в ответ услышите хамский ответ. Вот так и живем. Цивилизованной нацией при этом нас назвать трудно.
светлана гончарук
работала в мединцентре глав упдк и первое время с большим трудом привыкала к обращению мадам.господин.госпожа - но потом привыкла и теперь только так обращаюсь и замечаю - людям нравится (хотя у многих можно заметить удивление на лице) и люди от такого обращения даже приветливее становятся. советую попробовать.
С уважением С.А. Гончарук
Ольга Гришина
Господа, во-первых, обращение "мистер" или "миссис" можно услышать только от уличной шпаны или альтернативно одаренных гениев. Обычно в англоязычных странах обращаются так: "Excuse me..."; в Германии: " Entschuldigung!"; во Франции: "Ecxusez-moi", и т. д. и т. п.
Иначе говоря, нейтральное обращение на улице - самый приемлемый вариант: "Прошу прощения..." "Извините, не подскажете ли..." А официальное, конечно, "господин" и "госпожа". "Госпожа Иванова, вас ожидают в пять часов...".
Евгений
Мистер и миссис официально используются в англоязычных странах вместе с фамилией человека, к которому обращаются. Обезличенное обращение - сэр, мэм.
Елена
Почему нам приятны обращения в зарубежных странах: мадам, мэм (та же мадам, но перенесенная в англоязычную среду), пани, ханум и т.д.? Да потому что все эти слова не просто обозначают женщину, а, упрощенно говоря, соединяют в себе два элемента: указание на пол и уважительное отношение. В наших же "девушках", "женщинах", "бабушках" второй элемент начисто отсутствует. Дело в том, что большинство наших людей катастрофически не умеют уважать друг друга и не чувствуют потребности найти слово, которое могло бы выразить уважение. В самом деле как, а главное, зачем обозначать в речи то, чего мы не испытываем. Вот почему вышеназванные обращения к представительницам прекрасного пола не только не выказывают уважения, а демонстрируют антиуважение на грани (или за гранью) хамства.
"Девушка" - это из сферы обслуживания, где, кстати, так называют особу даже в том случае, когда она работает последний год перед пенсией или последний день перед декретным отпуском (Девушка, покажите! Девушка, принесите!).
Обращаясь "женщина", мы показываем своей собеседнице, что видим в ней пожилую тетку хорошо за 50, да еще с расплывшейся фигурой.
Ну а "бабушка" - это верх бестактности. Если к особе за 60 20-30 летний обращается "бабушка", то она ужаснется: неужели этот вполне взрослый человек полагает, что годится мне во внуки? Значит, я выгляжу на все 80!
Лично я использую для обращения слово "дама". Слово вполне обрусевшее, короткое (чем выгодно отличается от помпезной "сударыни"), звучное, полностью снимает указание на возраст и особенности комплекции, а главное - содержит в себе элемент уважения: уступить даме место, не ругаться при даме нецензурно и т.д. Да, мне известно, многие филологи небезосновательно утверждают, что это не обращение. Тем не менее, обращение "дама" много лет бытует в Петербурге, еще с тех времен, когда он был Ленинградом. А почему бы нам не последовать примеру культурной столицы?
Лично я, обращаясь к незнакомой женщине, произношу "дама" или "милая дама". Если подобное обращение озадачивает собеседницу, я говорю: "К вам следует обращаться только так, а кто к вам обращается иначе, тот недостоин вас". Как правило, дальнейшее общение оказывается вполне доброжелательным.
Обращение в деловом письме – важное условие установления и поддержания доверительных отношений между партнерами. Как соблюсти тонкую грань между фамильярностью и заискиванием? Как оказать уважение партнеру и при этом сохранить достоинство? О правилах обращения в деловой переписке рассказывается в данной статье.
Из статьи вы узнаете:
Главная задача речевого этикета – это выражение вежливости, уважения и искренних намерений. Даже самое незначительное проявление бестактности и некорректность в выборе выражений могут сыграть злую шутку с автором письма и зарубить на корню начало взаимовыгодного сотрудничества.
Хорошо известен факт, что некоторые просьбы выполняются с удовольствием, а некоторые – через силу. Две одинаковых по смыслу просьбы может различать только форма выражения, наличие нескольких незначительных на первый взгляд слов и обращений, а результаты этих просьб окажутся диаметрально противоположны: решительный отказ и безоговорочное согласие. В чем секрет?
Официальное обращение в письме
Такими «незначительными» для неискушенного человека элементами в деловом письме являются формы обращения к деловому партнеру. Обращение – это начальная часть послания, прощание – заключительная. Вместе они составляют этикетную рамку письма, функция которой – установление и поддержание контакта с адресатом.
Иногда, еще до обращения, в тексте используется стандартная форма приветствия. Здесь важно сделать несколько замечаний.
Никакого «Доброго времени»
Не смотря на свою распространённость в бытовой переписке, в деловом письменном общении недопустимо использование выражения "Доброго времени суток!" Не тешьте себя иллюзией, что адресат оценит вашу смекалку и желание соответствовать "времени суток" часового пояса адресата.
Когда-то давно, когда интернет только появился, какой-то человек решил пошутить и обратился к своим читателям "Доброго времени суток!", шутка настолько всем понравилась, что ее стали использовать в качестве приветствия в электронных письмах. Шутка, повторенная дважды, становится глупостью. Не тиражируйте ее в своей деловой переписке, не выставляйте себя дешевым юмористом в самом начале общения.
Если вы не знаете, в какое время будет прочитано ваше послание, пишите просто, без затей: "Здравствуйте" и "Добрый день".
Как писать обращение в письме
После стандартного приветствия следует добавить обращение к адресату. Здесь может быть несколько вариантов, выбор которых зависит от степени близости ваших отношений, цели письма и информации об адресате, которой вы располагаете. Рассмотрим их все.
Если вам известно имя человека, которому вы пишите, то предпочтительнее использовать его. Здесь есть ряд правил, которые необходимо соблюдать.
Даже если вы находитесь в очень доверительных отношениях с деловым партнером, употребление усеченной формы имени, строго запрещено. Нельзя, писать "Добрый день, Саш" или "Привет, Ань". Что уместно в устной речи, в письменной выглядит убого и унизительно для адресата. Если вы действительно хотите подчеркнуть свои доверительные отношения и хотите вместо официальных имен "Александр" или "Анна" использовать неофициальные "Саша" или "Аня", то употребляйте их в полной форме.
Употребление неофициальных имен
Конечно, употребление неофициальных имен - достаточной редкий для деловой переписки случай. Чаще всего здесь используются полные имена или имена с отчествами. Выбор правильного варианта не всегда очевиден. Руководствоваться следуют той информацией, которую сам адресат предоставил о себе. Обычно ее можно извлечь из визитной карточки, из поля «From»/ «От кого» в электронных письмах или из стандартного блока с контактной информацией, которая располагается в конце текста. Например, в визитной карточке и в подписи человек, к которому мы обращаемся, указал свое имя без отчества – "Алексей Смирнов". В этом случае мы так к нему и обращаемся: "Здравствуйте, Алексей!". Если он указал свое имя "Алексей Николаевич Смирнов", то пишем "Здравствуйте, Алексей Николаевич!".
Иногда бывает так, что в поле "От кого" указано имя "Алексей Смирнов:
Subject: Поставка оборудования
Date: Mon, 15 May 2017
From: Алексей Смирнов
To: Николай Степанов
А в блоке контактной информации – "Алексей Николаевич Смирнов":
С уважением,
Алексей Николаевич Смирнов
Менеджер по работе с клиентами
ООО «Восход»
В таком случае нужно выбрать вариант с отчеством. Логика здесь такая – блок с контактной информацией адресат вашего письма продумывал заранее и составлял собственноручно, информацию в поле "От кого" мог внести машинально или даже не сам, а поручить это IT-специалисту своей фирмы. В любом случае, если вы где-нибудь – на визитке или в подписи – видите имя с отчеством, то обращайтесь по имени-отчеству.
Иногда возникают ситуации, когда нужно написать письмо человеку, имени которого вы не знаете. В таких случаях придется использовать стандартное "Здравствуйте!" или "Добрый день!" Если допускает ситуация, можно сделать это обращение более персонифицированным и назвать адресата по его принадлежности к некоему классу людей, например: "Уважаемый коллега", "подписчик", "пользователь нашего сервиса".
Читайте также:
Письмо обращение к руководителю
При обращении к руководителю важно соблюсти стандарт и общепринятые формы.
Обращение располагается посредине письма и пишется с большой буквы. Оно должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. При адресации к руководителю общепринятой нормой считается употребление слова "уважаемый":
Слово "уважаемый" применительно к руководителю – предпочтительный, но не единственный вариант. Существует стандартная формула обращения к особо важной персоне, т.е к VIP (very important person). Кто относится к их числу? Это члены правительства, Государственной думы, губернаторы, мэры, заслуженные деятели науки, искусства, а также известные общественные деятели. Когда вы адресуете письмо таким персонам, то вместо слова "уважаемый" следует использовать слова "глубокоуважаемый" или "высокоуважаемый".
Использование восклицательного знака
Отдельный вопрос – использовать восклицательный знак в конце обращения или нет. Если вы придаете факту написания послания к данному человеку особое значение или затрагиваемый вопрос очень важен для вас, то можно поставить восклицательный знак. В любом случае, его отсутствие не будет считаться ошибкой.
Если вы обращаетесь не к одному человеку, а к целой группе – то уместно обращение "Уважаемые господа!". При написании письма к лицам одной с вами профессии и равным по должности допустимо использование формулы "Уважаемые коллеги!".
Иногда возникает вопрос, какую форму обращения лучше выбрать – «Уважаемый господин Смирнов» или «Уважаемый Алексей Николаевич». Правило здесь такое. Если письмо носит официальный характер и отношения с партнером только налаживаются, то более уместен первый вариант, когда же отношения уже налажены, то можно использовать второй.
Заключительная часть письма
Не менее важной частью письма-обращения к руководителю является заключительная часть. Получение положительного отзыва на свое предложение, установление и поддержание доверительных отношений зависят не только от грамотного обращения, но и от грамотного финала. В заключительной части следует обозначить перспективы сотрудничества, деловых отношений, реализации проекта, положительного решения вопроса. В этой части уместно выразить надежду, одобрение, признательность, уверенность.
Не стоит в конце письма напоминать о прошлых негативных моментах, если таковые были. Например, вы не получили вовремя ответ или не получили его вовсе. Напоминание об этом может вызвать отрицательную реакцию или быть расценено как знак неуважения.
Любое деловое письмо заканчивается подписью. Обязательно следует указать вашу должность, имя и фамилию. Перед этим можно вставить стандартную этикетную формулу:
«С уважением». Возможные варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.
Особенно важно при постановке подписи учитывать должностное положение адресата и адресанта. Если послание адресуется генеральному директору, то подписать его должен тоже генеральный директор, в крайнем случае – его заместитель. Разумеется, что подпись должна соответствовать ее расшифровке: недопустима ситуация, когда рядом с фамилией директора ставится косая черта, а саму подпись ставит его заместитель.
Постскриптум в деловой переписке используется крайне редко. Особый случай – необходимость сообщить человеку, которому адресовано послание, какую-то важную новость, которая произошла уже после и в момент написания письма. Возможен также вариант, когда есть необходимость сообщить адресату какие-то сведения, косвенно касающиеся основной темы письма.
Приложения также не являются обязательной частью письма . Если они есть, то важно обратить внимание, что в деловой переписке приложения оформляются на отдельных листах и нумеруются тоже отдельно. Особых стандартных правил оформления приложений не существует.
